Harvat taidot ovat tärkeämpiä kuin järjestäytyminen. Kun olet oppinut järjestäytymään, voit kantaa näitä taitoja mukanasi koulussa, kotona tai työelämässä. Pysy tuottavana ja vältä stressiä kehittämällä hyviä organisointitaitoja.
Askeleet
Menetelmä 1/4: Organisaatiotaitojen hankkiminen koulussa
Vaihe 1. Hanki tilava reppu
Hyvä reppu, jossa on useita osastoja, voi auttaa organisaation kehitystä. Säilytä kirjat toisessa taskussa, tehtävät ja luokkakansiot toisessa ja koulumateriaalit, kuten lyijykynät ja laskimet, toisessa.
Vaihe 2. Tee muistiinpanoja luokassa
Voit käyttää useita muistikirjoja (yksi kullekin luokalle) tai vain yhtä suurta muistikirjaa, joka on jaettu osiin jakajilla kullekin luokalle. Kuuntele tarkasti opettajia tai professoreita ja kirjoita asiaankuuluvaa materiaalia vastaaviin muistikirjoihin.
Vaihe 3. Järjestä koulutöitä ja -tehtäviä
Laita kaikki määritetyt kotitehtävät, testit ja projektit luetteloon. Tilaa ne eräpäivään mennessä. Jos esimerkiksi matematiikan kotitehtävät on suoritettava huomenna, historiatestisi on neljän päivän kuluttua ja fysiikan läksyt kahden päivän kuluttua, suorita matematiikkatehtävät, sitten fysiikan läksyt ja opiskele sitten historiatestiä varten.
- Jos sinulla on kaksi tehtävää samana päivänä, tee ensin helpompi. Tällä tavalla voit saada sen pois tieltä ja saavuttaa saavutuksesi vyön alla pitämään vauhtia ja motivaatiota korkealla.
- Kun saat uusia tehtäviä, projekteja ja testejä, kirjoita ne päivittäiseen muistikirjaan. Tutustu päivän päätteeksi muistikirjaan ja tarkista laajempi luettelo nykyisistä tehtävistä ja testeistä sisällyttämällä uudet tehtävät.
- Hanki suunnittelija. Suunnittelija on erityinen muistikirja, joka on suunniteltu auttamaan sinua ajastamaan aikasi ja pitämään testien, läksyjen ja järjestettyjen projektien eräpäivät.
Vaihe 4. Hallitse tehtäviä kansioiden avulla
Sinulla voi olla yksi kansio kullekin luokalle. Käytä erivärisiä kansioita ja yritä sovittaa ne kyseisen luokan vastaavan oppikirjan kansiin.
Jokaisessa kansiossa on hyödyllistä (vähintään) kaksi taskua. Voit käyttää toisessa taskussa valmiita tehtäviä, jotka haluat antaa, ja toisessa taskussa tehtäviä, joita et ole suorittanut ja jotka sinun on suoritettava loppuun. Jos kansiossasi on kolmas tasku, aseta palautetut ja arvostellut tehtävät sinne
Vaihe 5. Aseta tarralaput tärkeisiin asiakirjoihin
Jos sinulla on värillisiä muistilappuja, sinun ei tarvitse edes kirjoittaa niihin. Voit esimerkiksi sijoittaa vaaleanpunaisen tarralapun oppikirjaan siten, että puolet siitä tulee sen sivun yläreunan yli, jota haluat tutkia myöhemmin. Voit lisätä vihreän tarralapun tehtäviin, jotka on määrä suorittaa ensi viikolla. Käytä järkevää järjestelmää ilmoittaaksesi eräpäivät tai tärkeysasteet.
Jos käytät värittömiä tarralapuja, kirjoita tarvittavat tiedot tarralapulle. Voit esimerkiksi kirjoittaa”Määräaika tiistaina 2. marraskuuta” auttaaksesi sinua muistamaan, milloin jokin on erääntynyt
Vaihe 6. Käytä tärkeitä kohtia värikynillä tai korostuskynillä
Kun yrität tunnistaa tekstin pääidean tai tietyn kappaleen tärkeät tiedot, jäljitä sen alle värikynällä tai käytä sitä korostuskynällä. Tällä tavalla silmäsi vetää siihen automaattisesti, kun selaat tekstiä myöhemmin.
Älä kirjoita oppikirjoihin, joita et omista
Menetelmä 2/4: Organisaatiotaitojen edistäminen työssä
Vaihe 1. Määritä, mitä haluat saavuttaa organisaation kautta
Haluatko työskennellä nopeammin? Haluatko käyttää vähemmän aikaa asiakirjojen tai tiedostojen etsimiseen? Organisaatiotaidot voivat parantaa monia työnkulun osa -alueita. Jotta voit keskittyä parhaisiin toimiin epäjärjestyneiden työtapojesi korjaamiseksi, mieti, miltä organisoidun toimiston tai työtilan lopputulos voisi näyttää.
Vaihe 2. Aloita organisointitaitojen kehittäminen pienillä käytännön askeleilla
Organisaatiotaitojen kehittäminen voi viedä aikaa. Katkaise se pienemmiksi, hallittavammiksi paloiksi helpottaaksesi taakkaa. Yritä sisällyttää joka päivä vähintään yksi uusi organisaatiotekniikka työnkulkuusi.
- Voit esimerkiksi aloittaa järjestämällä pöytälaatikkosi. Seuraavana päivänä ehkä aloitat järjestämällä tallennuskansiot ja tiedostot. Kolmantena päivänä voit yrittää järjestää projektijonosi uudelleen, jotta mahdollisimman pian suoritettavat työprojektit ovat päällä.
- Ajattele työtilasi ja löydä pieniä tapoja järjestyä paremmin joka päivä.
Vaihe 3. Työskentele ensin kiireellisimmissä tehtävissä
Anna jokaiselle tehtävälle tai projektille erillinen kansio ja järjestä ne eräpäivän tai tärkeyden mukaan. Työn päätyttyä tyhjennä kansio ja roskakorin asiakirjat, joita et enää tarvitse.
Jos olet epävarma siitä, mitkä tehtävät ovat kiireellisimpiä tai tarvitset enemmän aikaa työskennelläksesi jonkin asian kanssa, kysy esimieheltäsi, mitkä tehtävät ovat ehdottoman tärkeitä ja mitkä voidaan lykätä
Vaihe 4. Hävitä sotku
Kotelossa tai työtilassa on todennäköisesti paljon tavaraa, jolla ei ole mitään tekemistä työsi kanssa. Kierrätä se, heitä se pois tai vie se kotiin. Esimerkiksi paikallisen kiinalaisen yhdistyksen noutovalikko tulee kierrättää. Jopa jotkin työhön liittyvät asiakirjat tai esineet on poistettava. Et tarvitse esimerkiksi kahta saksia tai kahta nitojaa. Etsi sopiva paikka työtilasi ylimääräisille tavaroille.
Vaihe 5. Käytä yhden kosketuksen sääntöä
Yhden kosketuksen sääntö edellyttää, että joko hylkäät, arkistoit tai toimitat tietyn muistion tai asiakirjan (esimerkiksi vastaamalla siihen) välittömästi. Käsittelemällä saapuvia asiakirjoja välittömästi vältät lukemattomien asiakirjojen kertymisen.
Vaihe 6. Aseta vanhat asiakirjat, joita sinun on käytettävä uudelleen kansioihin
Merkitse jokainen kansio selkeästi sen sisällön mukaan. Voit esimerkiksi merkitä yhden kansion "Talousarvio - 2012" ja sijoittaa siihen kaikki vuoden 2012 budjettiin liittyvät asiat.
Älä säilytä tai säilytä asiakirjoja, joita et tarvitse uudelleen
Vaihe 7. Etsi sopiva tallennustila tarvittaville asiakirjoille
Kun olet tallentanut vanhat asiakirjasi, etsi tapa tallentaa ne. Voit säilyttää ne pienissä muovilaatikoissa tai pystysuorassa arkistokaapissa. Valitsetpa minkä tahansa menetelmän, varmista, että ne on järjestetty sinulle mielekkäällä tavalla.
Yritykselläsi tai työnantajallasi voi olla protokolla tarvittavien asiakirjojen tallentamiseksi. Kysy, jos olet epävarma
Vaihe 8. Tee tarkistuslistat
Laadi joka päivä luettelo kaikesta, mitä sinun on tehtävä sinä päivänä. Järjestä kohteet kaikkein vähiten tärkeistä. Tärkeimmät asiat ovat ne, jotka sinun on tehtävä, tai asiat, joilla on määräaika tai aikaraja. Vähiten tärkeitä asioita ovat ne, jotka voivat tarvittaessa odottaa toista päivää.
- Jos joudut esimerkiksi hakemaan koiran eläinlääkäriltä, ostamaan päivittäistavaroita ja lukemaan kirjan, päätä sitten, mikä on tärkein (koiran nouto), ja päätä sitten, mitkä kahdesta jäljellä olevasta työstä mieluummin tekisit.
- Suunnittelijat ovat hyviä työkaluja ajan hallintaan. Hyvällä suunnittelijalla on sekä kalenteri että päivittäinen näkymä, jolloin voit lisätä yksityiskohtia tekemistäsi asioista.
Tapa 3/4: Organisaatiotaitojen oppiminen kotona
Vaihe 1. Puhdista säännöllisesti
Voit jakaa kotitehtävät pysyvästi tai valita vuorotellen siivoustehtävät. Talon pitäminen puhtaana koko perheen kanssa tai ilman sitä vie paljon energiaa ja voi auttaa kehittämään suunnittelu- ja organisointitaitoja.
- Jos perheesi päättää määrätä siivoustyöt pysyvästi, voit pestä astiat joka ilta, joku muu voi pestä pyykit ja joku muu voi imuroida.
- Jos päätät määrittää siivoustehtävät vuorotellen, voit seurata kalenteria, kuka on vastuussa mistä ja milloin. Voit kirjoittaa "Bobby, astiat / Sandra, pesula / Mike, imurointi" viikon sunnuntaina. Seuraavana sunnuntaina voit kirjoittaa "Sandra, astiat / Mike, pesula / Bobby, imurointi".
Vaihe 2. Laita asiat pois, kun olet valmis niiden kanssa
Kaikelle pitäisi olla oma paikka. Kun olet käyttänyt jotain, aseta se takaisin sinne, minne se kuuluu. Laita esimerkiksi suola ja pippuri pöydälle, johon ne kuuluvat, ja laita likaiset astiat pesualtaaseen, kun olet syönyt. Kannusta muita perheitäsi tekemään samoin.
Vaihe 3. Valitse opiskelu- tai työtila
Opiskele tai työskentele hiljaisessa, puhtaassa ja hyvin valaistussa tilassa. Voi olla hyödyllistä, jos sinulla on pöytä tai pöytä, jolla voit työskennellä. Varastoi laatikot pienillä astioilla, jotka sisältävät hyödyllisiä materiaaleja, kuten lyijykynät, pyyhekumit ja paperiliittimet.
Yritä pitää opintotilasi vapaana häiriötekijöistä, kuten TV: stä ja videopeleistä. Tämä voi helpottaa organisointia ja keskittymistä työhön
Vaihe 4. Valitse tietty aika opiskeluun
Varaa aikaa opiskeluun ja testeihin. Ihannetapauksessa sinun pitäisi opiskella samaan aikaan joka päivä. Ajattele aikataulua ja valitse aika, jolloin tunnet olosi tuoreena ja motivoituneena tekemään töitä. Paras aika opiskeluun ei yleensä ole heti koulun jälkeen. Yritä odottaa pian illallisen jälkeen, jotta sinulla on aikaa rentoutua, käydä suihkussa tai puhua ystäviesi kanssa.
Jos esimerkiksi tulet kotiin joka päivä kello 3.00 ja haluat syödä välipalaa ja jutella vanhempiesi kanssa, varaa aikaa töihin klo 6.00–8.00. Pidennä opintojaksoa tarvittaessa
Vaihe 5. Luo säännöllinen nukkumaanmenoaika
Riittävä uni on aina haaste. Säännöllinen nukkumaanmeno- ja heräämisaika helpottaa. Aseta herätyskello niin, että heräät samaan aikaan joka aamu. Aseta tarvittaessa herätyskello osoittamaan myös nukkumaanmenoaika.
- Säännöllisellä nukkumaanmenolla voi olla helpompaa herätä täysin levänneenä ja välttää aamupalan, kirjojen, tehtävien, repun tai matkalaukun haaskaamista.
- Aikuisten on nukuttava vähintään seitsemän tuntia joka yö. Pyri nukkumaan vähintään niin monta tuntia. Jos haluat esimerkiksi herätä joka aamu klo 8.00, ole sängyssä keskiyöhön mennessä, jotta sinulla on aikaa nukahtaa.
Tapa 4/4: Organisaatiotaitojen kehittäminen tekniikan avulla
Vaihe 1. Hyödynnä tekniikkaa
Puhelimissa, tietokoneissa ja tableteissa on monia hyödyllisiä organisointityökaluja. Voit esimerkiksi luoda puhelimesi kalenterin avulla automaattisia muistutuksia siitä, että tietty tehtävä on määräaikainen tai että kokous on tulossa. Vaikka näillä työkaluilla voi olla lievä oppimiskäyrä, niiden käyttö auttaa sinua kehittämään organisointitaitojasi.
- Voit myös ladata hyödyllisiä organisaatiosovelluksia, joiden avulla voit kehittää organisointitaitoja. Things on sovellus, jonka avulla voit luoda tarkistuslistoja ja jakaa monimutkaiset tehtävät yksinkertaisiksi vaiheiksi. RescueTime on toinen hyödyllinen sovellus, jonka avulla voit seurata aikaa verkossa ollessasi seuraamalla ja raportoimalla sinulle, mitä katselet eniten.
- Kalenterin lisäksi voit järjestää puhelimellasi nimiä, puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita sekä koti- tai yritysosoitteita.
Vaihe 2. Järjestä sähköiset tiedostosi
Luo kansio nimeltä jokaiselle tehtävälle tai luokalle, johon sinun on lisättävä työtä. Voit esimerkiksi luoda kolme kansiota, joiden nimi on "Historia", "Englanti" ja "Sosiologia". Jokaiseen kansioon voit lisätä uusia kansioita, joissa on päivämäärät kullekin tehtävien viikolle.
- Voit esimerkiksi luoda kansion nimeltä”6.6. – 10.6.2016” hallitaksesi kaikkia kansiossa mainittujen päivämäärien väliin kirjoittamiasi tehtäviä.
- Vaihtoehtoisesti voit vain pitää kaikki tietyn projektin tai aiheen tiedostot yhdessä kansiossa ja käyttää käyttöjärjestelmän sisäänrakennettuja organisaatiovaihtoehtoja tiedostojen lajittelupäivän mukaan.
Vaihe 3. Käytä sähköpostin pikavalintasääntöä
Kun saat sähköpostiviestin, vastaa siihen heti tarvittaessa tai arkistoi se, jos luulet tarvitsevasi sitä tulevaisuudessa. Poista vanhat viestit, joita et enää tarvitse. Tarkista sähköpostisi vähintään kerran päivässä varmistaaksesi, että ne eivät kasaudu. Mitä enemmän sähköpostiviestejä sinulla on, sitä epätodennäköisempää haluat (tai pystyt) istumaan ja tarkistamaan ne kaikki.
Vaihe 4. Käytä digitaalikelloa
Kello auttaa hallitsemaan aikaa. Ilman kelloa etsit jatkuvasti ympärillesi kelloa tai unohdat ajan kokonaan.
