Työturvallisuus- ja työterveyslain (OSHA) mukaan työntekijöilläsi on oikeus ilmoittaa sinulle kaikista töihin liittyvistä turvallisuusrikkomuksista, mukaan lukien vaarallisten materiaalien käyttö, palontorjunta tai melualtistus. Tietäen, miten OSHA -valitukseen vastataan, ja olemassa olevat menettelytavat auttavat yritystäsi jatkamaan liiketoimintaa ja täyttämään kaikki valituksessa käsitellyt sääntelytarpeet.
Askeleet
Osa 1/4: Ensimmäiseen puheluun vastaaminen
Vaihe 1. Älä panikoi
OSHA -valituksen vastaanottaminen on todennäköisesti shokki sinulle, mutta älä paniikkia! Sinun tarvitsee vain pysyä rauhallisena ja kunnioittavana, kuunnella huolellisesti ja seurata ohjeita, tehdä tarvittavat muutokset ja lähettää vastauskirje, jossa tämä näkyy. Itse asiassa OSHA -valituksesi pitäisi ratkaista muutamassa päivässä.
Vaihe 2. Kuuntele tarkasti
Kun saat ensimmäisen puhelun, jossa ilmoitetaan sinulle OSHA -valituksesta, kuuntele huolellisesti puhelimessa olevaa edustajaa. Vältä kysymysten esittämistä! Ole vain niin ammattimainen kuin voit ja kirjoita kaikki tiedot muistiin.
Vaihe 3. Älä tunnusta tai selitä mitään
Kun olet puhelimessa edustajan kanssa, pidättäydy myöntämästä, kieltämästä tai muuten selittämästä mitään. Nyt ei ole sen aika. Kuuntele ja ota vastaan mahdollisimman paljon tietoa. Pidä kieltäsi tämän puhelun aikana.
Voit sanoa esimerkiksi: "En voi vahvistaa tai kieltää näitä väitteitä" tai yksinkertaisesti: "Yrityksemme käytäntö ei ole vastata heti."
Vaihe 4. Ilmaise aitoa huolta
Kun olet kuullut, mitä edustajalla on sanottavaa, käytä hetki ilmaistaksesi aitoa, ammatillista huolta. Kuvittele, että otat tämän valituksen erittäin vakavasti.
Voit ilmaista huolesi suoraan sanomalla "Otan tämän valituksen erittäin vakavasti. Työntekijöideni ja työpaikkani turvallisuus on minulle erittäin tärkeää."
Vaihe 5. Ilmoita aikomuksestasi noudattaa
Selitä, että aiot tarkastella väitteitä huolellisesti, kun saat virallisen valituskirjeen, ja noudata siinä annettuja ohjeita. Tee selväksi, että teet kaikkesi tämän valituksen ratkaisemiseksi ja tilanteen korjaamiseksi.
Voit sanoa: "Minulla on aikomus tutkia tätä asiaa ja korjata mahdolliset ongelmat mahdollisimman pian."
Vaihe 6. Kiitä OSHA: n edustajaa
Muista kiittää edustajaa ajastasi puhelun loputtua. Tämä auttaa lopettamaan viestinnän positiivisella ja ammattimaisella tavalla.
Osa 2/4: Valituskirjeeseen vastaaminen
Vaihe 1. Tarkista kirjeessä mainitut OSHA -standardit
Hyvin pian puhelusi jälkeen sinun pitäisi saada OSHA: lta faksiviesti. Tämä on virallinen valituskirjeesi. Lue tämä kirje huolellisesti ja määritä valituksen luonne.
Vaihe 2. Lähetä kopio valituskirjeestäsi
OSHA: n ohjeiden mukaan sinun on lähetettävä valituskirjeesi kopio yrityksen ilmoitustaululle, jossa kaikki työntekijät voivat nähdä sen.
- Lainauksen on pysyttävä postitettuna kolmen työpäivän ajan (lukuun ottamatta viikonloppuja tai pyhäpäiviä) tai kunnes ongelma on korjattu.
- Tämä on tehtävä, vaikka kiistäisit viittauksen.
Vaihe 3. Allekirjoita ja faksaa "Lähetystodistus"
"Kun olet lähettänyt kopion tästä kirjeestä, jossa työntekijäsi voivat nähdä, allekirjoita mukana toimitettu" Lähetystodistus "ja faksaa se takaisin annettuun numeroon. Säilytä faksikuitti todisteena.
Vaihe 4. Tutki väitteet
Tarkastele kaikkia OSHA -valituksen osia mahdollisimman perusteellisesti. Vaikka olisit järkyttynyt valituksesta tai et laittaisi paljon kantaa sen legitiimiyteen, etsi alueita, joita on käsiteltävä tai parannettava.
Vaihe 5. Aseta korjaussuunnitelma liikkeelle
Kun olet tutkinut kaikki mahdolliset ongelmat, tee suunnitelma niiden korjaamiseksi ja aloita suunnitelmasi välittömästi. Kirjaa kaikki tärkeät muutokset valokuvien, kuittien tai muiden asiakirjojen avulla.
Osa 3/4: Vastauskirjeen laatiminen
Vaihe 1. Toimi nopeasti
Sinun tulee laatia vastauskirje viimeistään kolmen päivän kuluttua valituskirjeen vastaanottamisesta. Kun valitus on vastaanotettu, sinulla on vain viisi päivää aikaa käsitellä tilannetta ja lähettää vastaus, joten älä tuhlaa aikaa.
Vaihe 2. Käytä selkeää muotoa
Katso huolellisesti, miten valituskirjeesi on muotoiltu, huomioi käytetty sanamuoto ja kiinnitä huomiota sävyyn. Haluat vastata saamasi kirjeen muotoa ja sävyä.
- Osoita kirjeesi, joka vastaa saamasi valituskirjeen tietoja (mukaan lukien valituskirjeesi allekirjoittaneen edustajan nimi).
- Lisää virallinen valitusnumero aiheriville.
- Yhdistä kirjeesi tervehdys valituskirjeessä käytettyyn.
- Ilmoita aikeesi kirjeellä (esim. Käsitellä väitteet ja esittää havaintosi) esittelyssäsi.
Vaihe 3. Rajoita itsesi tosiasioihin
Kirjoita kirjeen loppuosassa tosiasiat mahdollisimman yksinkertaisesti ja selkeästi. Tämä ei ole paikka puhua pahaa työntekijästä, yrittää kiistää väitteet tai yrittää syyttää muita. Valituksesi ratkaistaan nopeimmin, jos käsittelet vain syytteet ja selität, mitä olet tehnyt tilanteen korjaamiseksi.
Voit esimerkiksi sanoa: "Sain 5. marraskuuta OSHA-valitusnumeron 2845. Seuraavien kahden päivän aikana tutkimme viittauksia 1–3 ja teimme korjaavia toimenpiteitä. 7. marraskuuta korjasimme viittauksen 1 (epäasianmukainen käyttö) vetokaapista) vaihtamalla laitteet (katso oheinen kuitti ja kuva)."
Vaihe 4. Toimita asiakirjat
Lähetä kirjeesi ja mahdolliset lisäpaperit, jotka auttavat sinua päättämään tapauksesi. Tämä voi sisältää ostotilauksia, kuitteja, seurannan tuloksia, toimittajan/urakoitsijan yhteystietoja, valokuvia tai mitä tahansa muuta asiakirjaa, joka vahvistaa tekemäsi muutokset.
Vaihe 5. Lähetä kirje
Järjestä, että kirje lähetetään varmennetulla postilla (kuitin allekirjoituspyynnön kanssa) tai yksityisen kuriirin välityksellä. Älä unohda viiden päivän määräaikaa!
Vaihe 6. Soita ja seuraa
Jos et ole kuullut valituksestasi mitään kolmen työpäivän kuluessa odotetusta vastaanottopäivästä, soita ja seuraa. Pidä tapauksen numero valmiina ja pyydä tilaraporttia.
Vaihe 7. Valmistaudu tarkastukseen
On mahdollista, että OSHA -tarkastaja voi tulla paikalle ilman varoitusta. Ole ystävällinen, ammattitaitoinen ja kohtelias ja vastaa vain tarkastajan esittämiin kysymyksiin.
Vaihe 8. Maksa mahdolliset seuraamukset
Valituksen luonteesta ja vakavuudesta riippuen sinua voidaan myös pyytää maksamaan sakko. Tämä sakko on maksettava 15 työpäivän kuluessa lainauksen vastaanottamisesta lähettämällä sekki suoraan OSHA: lle. Asiaasi ei ratkaista ennen kuin maksu on vastaanotettu.
Osa 4/4: OSHA -valituksen riitauttaminen
Vaihe 1. Pyydä epävirallinen konferenssi
Jos harkitset valituksen kiistämistä, sinun on erittäin suositeltavaa soittaa ja pyytää epävirallinen kokous paikallisen OSHA -edustajan kanssa. Tämän konferenssin aikana voit saada paremman käsityksen rikkomuksesi luonteesta, keskustella korjausmenetelmistä, keskustella ratkaisuvaihtoehdoista ja mahdollisesti jopa ratkaista kiistanalaiset viittaukset ja rangaistukset.
Tämä voidaan tehdä myös, jos aikomuksesi on noudattaa sitä kokonaan tai jos et ole varma, mitä kurssia valitset
Vaihe 2. Laadi ja lähetä”Kilpailua koskeva ilmoitus
”Jos olet tullut siihen tulokseen, että jokin valituksen osa on perusteeton, tai jos olet eri mieltä maksusta tai vähennyspäivästä, sinun on lähetettävä virallinen ilmoitus kilpailusta 15 työpäivän kuluessa lainauksesi vastaanottamisesta. Kirjeessäsi on ilmoitettava mahdollisimman selkeästi, mitä riitautetaan-viittaus, osa viittauksesta, maksun määrä tai vähennyspäivä-. Lähetä sitten tämä ilmoitus varmennetulla postilla.
Voit esimerkiksi sanoa: "Haluan kiistää viittauksen ja rangaistuksen, joka on ehdotettu 5. marraskuuta 2015 annetun lainauksen kohdista 2 ja 3."
Vaihe 3. Odota, että OSHRC ajoittaa kuulemisen
Heti kun ilmoituksesi kilpailuaikeesta on vastaanotettu, tapauksesi on virallisesti oikeudenkäynnissä. Vähennys- ja maksupäiväsi keskeytetään, kunnes päätös tehdään, ja tapauksesi välitetään OSHRC: lle. OSHRC on itsenäinen virasto, joka on erillinen työministeriöstä. Työterveys- ja työturvallisuusneuvosto järjestää tapauksen kuulemisen.
Vaihe 4. Osallistu kuulemistilaisuuteen
Kun kuulemispäiväsi on asetettu, haluat alkaa valmistautua kuuloosi ja varmistaa, että voit osallistua. Saatat haluta saada lakineuvoston, joka auttaa sinua esittelemään tapauksesi. Sekä työnantajat että työntekijät voivat osallistua tähän kuulemiseen.
Vaihe 5. Päätä tai hyväksy päätös
Tässä istunnossa tehdään päätös, joka joko hyväksyy alkuperäisen lainauksen ja maksut, muuttaa niitä vastaamaan erityistä kiistautustasi tai hylkää ne. Kummallakin osapuolella on sitten mahdollisuus hyväksyä päätös tai hakea muutosta työterveys- ja työturvallisuusvirastoon. Jos asia ei edelleenkään ratkea, se siirtyy liittovaltion käräjäoikeuteen.
Vinkkejä
- Kunnioita työntekijöidesi oikeuksia tehdä OSHA -valitus. Työturvallisuuslain 11 § (c) kieltää kaiken yrityksen päästämästä työntekijän irti tai kostamasta häntä väärinkäytösten paljastamisen tai OSHA -valituksen vuoksi.
- Älä kysy kysymyksiä tai tekosyitä, kun käsittelet OSHA: ta. Sen sijaan ole suoraviivainen ja ytimekäs viestinnässäsi heidän kanssaan ja käsittele vain käsiteltävää valitusta.
- Jos OSHA -tutkija ilmestyy yritykseesi, sinun ei tarvitse päästää häntä sisään ennen kuin kaikki johtohenkilöt ovat paikalla. Ilmoita tästä kaikille vastaanottovirkailijoille ja vartijoille.
- Jos ongelma ei ratkea nopeasti, saatat haluta pyytää lakimiestä.
