Jos työskentelet lääkäritoimistossa tai aloitat oman harjoittelun, potilaskäyntien ajoittaminen on yksi tärkeimmistä tehtävistäsi. Kun pidät tapaamisaikataulusi hyvin järjestettynä, varmistat, etteivät potilaat "eksy" järjestelmään ja että sekä potilailla että lääkäreillä on miellyttävä kokemus toimistossa. Samaan aikaan maksimoimalla tuottavuutesi aikataulussasi voit varata lisää tapaamisia ja kasvattaa toimistosi tuloja.
Askeleet
Tapa 1 /3: Tapaamisjärjestelyjärjestelmän käyttöönotto
Vaihe 1. Anna potilaiden varata tapaamisia puhelimitse, henkilökohtaisesti ja verkossa
Näin varmistat, että saat mahdollisimman paljon potilaita etkä menetä mahdollisia potilaita, jotka eivät voi varata tapaamisia yhdellä tietyllä tavalla. Kun ihmiset voivat varata aikoja verkossa, voit myös hyödyntää 24/7 online -pääsyä ja antaa potilaiden varata tapaamisia tuntien jälkeen.
- Tämän lisätehokkuuden lisäksi potilaat raportoivat yleensä myös olonsa mukavammaksi ja vähemmän rasitukseksi online-aikatauluttamisesta kuin tapaamisista puhelimitse.
- On olemassa laaja valikoima online -tapaamisohjelmistoja, joita voit ostaa toimistollesi. Jotkut suosituimmista ohjelmistoista sisältävät AppoointPlus, Booker ja Thryv. Voit tietysti myös rakentaa oman aikatauluohjelmistosi, jos sinulla on koodaus- ja kehitystaitoja!
Vaihe 2. Tarjoa potilaille useita aikavaihtoehtoja tapaamiseen
Haluat varmistaa, että annat potilaillesi mahdollisimman paljon vaihtoehtoja, jotta he voivat valita parhaan aikataulun aikataululleen. Tämä saattaa tuntua itsestään selvältä, mutta on erittäin tärkeää pitää potilaasi onnellisina ja vähentää mahdollisuutta peruuttaa tapaaminen aikakonfliktin vuoksi.
Esimerkiksi sen sijaan, että kysyisit potilaalta, toimiiko tiistai klo 1:00 hänelle, anna hänelle mahdollisuus valita mikä tahansa käytettävissä oleva aikaväli, joka sopii hänelle, kuten tiistai klo 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00 tai 4: 00-5: 00
Vaihe 3. Poista kunkin aikataulun mukaisen potilaan yhteystiedot
Sinun on voitava ottaa heihin yhteyttä muistuttaaksesi tulevasta tapaamisesta tai siirtämään seuraava varaus uudelleen. Muista kysyä henkilön puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite, kun hän varaa tapaamisensa.
Jos henkilö varaa tapaamisen henkilökohtaisesti tai puhelimitse, kysy häneltä nämä tiedot. Jos he varaavat tapaamisensa verkossa, muista sisällyttää online -portaalisi alue potilaiden yhteystietoihin
Vaihe 4. Lähetä potilaille muistutuksia vastaanottoa edeltävänä päivänä
Jos potilaat unohtavat tapaamisajan eivätkä tule paikalle, tämä johtaa valtavaan hukkaan heitettyyn aikaan aikataulussa. Muistutusten käyttäminen vähentää riskiä, että potilaat eivät tule paikalle tapaamisille, ja auttaa näin estämään ajanhukkaa.
- Potilaille soittaminen tai tekstiviestien lähettäminen on paras muistutus, koska he havaitsevat todennäköisemmin saapuvan puhelun tai tekstiviestin kuin uuden sähköpostin lyhyessä ajassa.
- Muistutusjärjestelmän käyttö voi myös lisätä ei -toivottujen tapaamisten peruuttamista ja siirtämistä uudelleen, mikä voi johtaa siihen, että potilaat tuntevat olevansa paremmin hallinnassa ja siten tyytyväisempiä tapaamisajoihinsa.
Vaihe 5. Hanki toimistollesi nimetty tapaamisaikataulu
Jos et ole yksin vastuussa toimistosi tapaamisaikataulun ylläpitämisestä, palkkaa tai nimeä joku tärkeimmäksi tapaamisaikatauluksi. Vastuun asettaminen tapaamisten järjestämiselle yhdelle henkilölle mahdollistaa aikataulutusmenettelyn paremmin ja johtaa aikatauluun, joka vastaa paremmin potilaiden tarpeita ja yksittäisten lääkäreiden mieltymyksiä.
Jos esimerkiksi yksi henkilö vastaa tapaamisaikataulusta, hän voi keskittyä asioihin, kuten tiettyjen potilaiden tai sairauksien sovittamiseen tiettyjen lääkäreiden kanssa sen sijaan, että jakaisi huomionsa useiden tehtävien kesken
Menetelmä 2/3: Potilaiden testaaminen aikataulussa
Vaihe 1. Ryhmittele potilaat, joilla on samanlaiset sairaudet tai ongelmat samana päivänä
Lääkärit arvostavat yleensä samankaltaisten potilaiden hoitoa rinnakkain, koska se lisää johdonmukaisuutta heidän työhönsä ja asettaa heidät keskittyneempään lääketieteelliseen ajattelutapaan. Näin järjestämällä tapaamisaikataulusi tällä tavalla sekä toimistosi lääkärit ovat onnellisempia että potilaasi saavat tehokkaamman hoidon.
Jos esimerkiksi useita potilaita ajoittaa tapaamisia iho -olosuhteille tietyn viikon aikana, yritä asettaa se niin, että kaikki tapaamiset tapahtuvat saman viikonpäivänä
Vaihe 2. Käytä triage -kaaviota priorisoidaksesi tapaamisia vakavuuden perusteella
Kaavion tulisi sisältää kriteerit, kuten raportoidut oireet, tapaamisen kiireellisyys ja tapaamisen pituus. Kun lisäät uuden tapaamisen aikatauluun, katso tästä kaaviosta, haluatko varata ajan samana päivänä, seuraavina päivinä vai seuraavien viikkojen aikana.
- Jos henkilö esimerkiksi soittaa sopiakseen tapaamisesta ja ilmoittaa oireista, kuten voimakasta kipua ja hengenahdistusta, sovita hänet aikatauluun mahdollisimman pian, koska hänen tilansa voi olla erittäin vakava.
- Jos aikataulussa ei ole tilaa nähdä kiireellisesti sairastunutta henkilöä heti ja joudut siirtämään toisen potilaan tapaamisen uudelleen, voit myös kaavion avulla määrittää, mitkä tapaamiset voidaan siirtää.
Vaihe 3. Vältä uusien potilaiden ja monimutkaisten ongelmien varaamista
Nämä tapaamiset vaativat enemmän aikaa ja huomiota kuin palaavat potilaat tarvitsevat. Sen sijaan ajoittakaa "työhön" potilas, joka vaatii vähän huomiota uusien potilaiden rinnalle, jotta sairaanhoitajat voivat suorittaa uuden potilaan ensimmäisen sisäänkirjautumisen, kun lääkäri työskentelee työpotilaan kanssa.
- Vaikka tuplavaraus tällä tavalla voi auttaa sinua näkemään enemmän potilaita päivässä, se voi johtaa ongelmiin odottamattomien olosuhteiden sattuessa. Pidä tuplavaraus minimissä, jotta vältytään ongelmilta.
- Työskentelevien potilaiden ajoittaminen on myös hyvä tapa pilata potilaat heidän tarpeidensa perusteella ja jättää enemmän tapaamisvaraa niille, joilla on vakavampia ongelmia.
Vaihe 4. Suunnittele aikataulusi potilaiden tarpeiden kausivaihtelujen mukaan
Asiakaskuntasi väestötietojen perusteella näet todennäköisesti paljon tapaamisia varattuna säännöllisesti samaan aikaan vuodesta. Käytä aikaisempaa kokemustasi ennustaaksesi nämä kausivaihtelut ja jätä aikatauluun riittävästi tilaa potilaidesi tarpeisiin.
- Saatat esimerkiksi nähdä, että suuri määrä ihmisiä suunnittelee lastensa terveystarkastuksia uuden lukuvuoden alussa, mikä edellyttää, että yrität jättää tilaa näille tapaamisille ennen koulua ja koulun jälkeen joka päivä.
- Yleensä lääkärin vastaanottojen kiireisimmät vuodenajat sisältävät uuden lukuvuoden alun (eli elokuun), allergiakauden (eli huhti-kesäkuun) ja influenssakauden (eli loka-helmikuun).
Tapa 3/3: Tehokkaan tapaamisaikataulun ylläpitäminen
Vaihe 1. Luo viikoittainen aikataulu aikataulusi järjestämiseksi
Aikajanasi tulisi sisältää tietoja, kuten kuinka monta potilasta toimistosi tarvitsee ajoittaa viikoittain, kuinka monta tuntia henkilökunta voi työskennellä ja kuinka monta päivää potilas voi odottaa ennen lääkärille pääsyä. Näiden tietojen saaminen aikajanallesi auttaa sinua tasapainottamaan potilastarpeesi toimistotyöntekijöidesi tarpeiden kanssa.
Jos esimerkiksi tiedät, että olet jo ajanut tarpeeksi potilaita toimistosi tarpeisiin viikon ajaksi, voit sitten priorisoida niiden potilaiden ajoittamisen, joilla ei ole kiireellisiä sairauksia seuraavan viikon aikana
Vaihe 2. Käytä modifioitua aaltoaikataulua välttääksesi potilaan kerääntymisen
Tässä aikataulutusmallissa potilaskäynnit ryhmitellään lähellä tunnin alkua ja tunnin loppu jätetään auki. Tällaisella aikataululla avoin tila tunnin lopussa toimii puskurina, kun tapaamiset kestävät odotettua kauemmin tai muut odottamattomat olosuhteet ilmenevät.
- Muokatun aallon ajoitusmalli lyhentää rajusti potilaan odotusaikoja, mikä johtaa potilaiden yleiseen tyytyväisyyteen.
- Jos sinulla on tyhjää aikaa tunnin lopussa, voit käyttää tätä aikaa muiden toimiston tehtävien suorittamiseen, kuten asiakirjojen arkistointiin, puheluihin soittamiseen tai jopa henkilöstökokousten pitämiseen.
Vaihe 3. Käytä odotuslistaa, jotta et menetä aikataulutilaa peruutuksen jälkeen
Kun sinulla on jonotuslista, voit lisätä potilaita aikatauluun viime hetkellä, jos aiemmin sovittu tapaaminen peruutetaan. Tämä minimoi toimistosi menettämän ajan ja tulot, kun potilas peruu sinut.
Luo odotuslista digitaalisessa muodossa ja määritä se siten, että voit lähettää tekstiviestin tai sähköpostiviestin heti luettelossa oleville potilaille, kun aikataulu aukeaa. Tämä on paljon tehokkaampaa kuin ottaa yhteyttä luettelossa oleviin potilaisiin puhelimitse
Vaihe 4. Aseta saapumisajat 20 minuuttia aikaisemmin kuin tapaamisajat
Tämä antaa sisäänkirjautumisaseman henkilökunnalle runsaasti aikaa kerätä kaikki tarvittavat tiedot potilaalta ennen aikataulun mukaista tapaamista lääkärin kanssa. Tapaamisaikojen järjestäminen tällä tavalla estää kaikenlaiset viivästykset, jotka voivat heittää pois koko päivän aikataulun.
