Henkilökohtaiset tiedostot voivat helposti ja nopeasti tulla järjestämättömiksi. Mitä järjestämättömämmiksi tiedostosi tulevat, sitä vaikeampaa on löytää ne uudelleen tulevaisuudessa. Jotta henkilökohtaisten tiedostojesi löytäminen ja tallentaminen olisi helpompaa, sinun kannattaa varata aikaa ja järjestää ne oikein. Käyttämäsi järjestelmä riippuu sinusta. On kuitenkin olemassa joitakin henkilökohtaisten tiedostojen järjestämisen perusmenetelmiä, joiden avulla voit saada tiedostosi järjestykseen.
Askeleet
Osa 1/4: Organisaation perusmenetelmien käyttö
Vaihe 1. Pidä se yksinkertaisena
Arkistointijärjestelmän luomisen tarkoitus on helpottaa itseäsi. Haluat välttää tekemästä järjestelmästäsi liian monimutkaista tai sekavaa. Kun pidät järjestelmän mahdollisimman yksinkertaisena, voit helposti arkistoida tai noutaa tarvittavat asiakirjat.
- Arkistoi vain tarvitsemasi. Liian suuri tallennus voi tehdä järjestelmästä kömpelön ja vaikean käyttää.
- Vältä tarpeetonta monimutkaisuutta tiedostojärjestelmässäsi.
- Heitä pois tiedostot, joita et varmasti enää tarvitse.
Vaihe 2. Käytä oikeaa syvyyttä järjestelmässäsi
Saattaa olla houkuttelevaa luoda paljon erilaisia luokkia ja alakategorioita tiedostoillesi sopiviksi. On kuitenkin hyvä tehdä vain laaja -alaisia luokkia ja käyttää vain niin paljon kuin tarvitset. Liian monien luokkien luominen voi johtaa hankalaan ja tehottomaan arkistointijärjestelmään. Varmista, että luot järjestelmään sopivan määrän organisaatiosyvyyttä, jotta se toimii sujuvasti.
- Vältä liian yksityiskohtaisten alaluokkien tekemistä järjestelmääsi. Esimerkiksi "Kuitit, ruoka, leipä" olisi aivan liian yksityiskohtainen ollakseen hyödyllinen.
- Yksinkertaisesti kuukausittaisten tai viikoittaisten kuittien luokka saattaa olla sopivampi arkistointijärjestelmällesi.
- Osio asiakkaille ja niiden järjestäminen aakkosjärjestykseen on esimerkki tehokkaasta syvyydestä.
Vaihe 3. Tee tiedostoistasi helppo löytää
Arkistointijärjestelmäsi hyötyy suuresti siitä, että sinulla on ilmeisiä visuaalisia vihjeitä, joiden avulla voit tietää tarkalleen, mihin jotain on tallennettu. Tiedostojärjestelmän osien tekeminen ilmeisiksi auttaa sinua löytämään kohteen tai tiedoston nopeasti. Pidä mielessä seuraavat vinkit, kun teet tiedostoista erottuvia:
- Käytä värillisiä kansioita tiettyjen luokkien tai osien osoittamiseen.
- Yritä pitää kätevä luettelo väreistä ja niille määritetyistä luokista.
- Käytä tarrakirjoitinta tiedostojen selkeään merkitsemiseen.
- Seuraa kansioiden leikkausta. Kokeile käyttää vain yhtä kansion leikkausta kullekin luokalle tai osiolle.
Vaihe 4. Mieti, millaisia tiedostosäiliöitä tarvitset
Ennen kuin voit järjestää tiedostojasi, sinun on löydettävä jotain niiden sijoittamista varten. Tarkalleen käyttämäsi tiedostosäiliötyyppi riippuu tallennettavien tiedostojen määrästä, niiden tärkeydestä, asiakirjojen mitoista ja niiden käyttötiheydestä. Tutustu näihin vinkkeihin saadaksesi käsityksen siitä, mitkä tiedostosäiliöt voivat sopia sinulle:
- Jos sinun on säilytettävä erittäin tärkeitä asiakirjoja, harkitse tulenkestävän säilytysastian ostamista.
- Vakuutuksenantajien laboratorion sinetin löytäminen säiliöstä voi osoittaa, että säiliö suojaa tiedostojasi noin tunnin ajan tulipalossa, jonka lämpötila on 1700 astetta Fahrenheit.
- Tavallisille tiedostoille kannattaa ostaa perus arkistokaappi. Arkaluontoisille tai luottamuksellisille tiedostoille kannattaa harkita turvallisemman arkistokaapin tai kassakaapin ostamista.
- Haluat varmistaa, että arkistosäiliössäsi on riittävästi tilaa kaikkien tiedostojesi säilyttämiseen.
- Jos sinulla on epätavallisen kokoisia asiakirjoja, tarkista, että ne mahtuvat säilytysastiaan. Esimerkiksi legal-kokoiset asiakirjat voivat vaikuttaa tarvittavan kansion kokoon ja tallennustilan mittoihin.
Osa 2/4: Asiakirjojen järjestäminen
Vaihe 1. Kerää kaikki asiakirjasi
Ennen kuin voit aloittaa asiakirjojen järjestämisen, sinun on varmistettava, että sinulla on kaikki asiakirjasi edessäsi. Älä vielä huolehdi siitä, miten tiedostosi on järjestetty tai järjestetty. Kerää toistaiseksi kaikki asiakirjat, jotka mielestäsi on tallennettava, ja valmistaudu lajittelemaan ne.
- Ota pois vanhat asiakirjat, jotka olet jo lajitellut. Voit halutessasi järjestää ne uudelleen sopimaan luomasi uuden järjestelmän kanssa.
- Varmista, että olet kerännyt kaikki viimeisimmät asiakirjasi ja olet valmis lajiteltavaksi.
Vaihe 2. Lajittele tiedostot aktiivisiin ja arkistoitaviin kohteisiin
Kun järjestät tiedostojasi, voi olla hyödyllistä muodostaa ne kahteen pääluokkaan: aktiiviset tiedostot, joita sinun on käsiteltävä, ja arkistotiedostot, jotka sinun on tallennettava pois. Tämä auttaa sinua käyttämään useammin käyttämiäsi tiedostoja ja säilyttämään siististi tiedostot, joihin et tarvitse välitöntä pääsyä.
- Aktiiviset tiedostot ovat asiakirjoja, joita sinun on edelleen käsiteltävä, viitattava tai muutoin käytettävä usein.
- Arkistotiedostot ovat asiakirjoja, joita et tarvitse lähitulevaisuudessa, mutta jotka on silti tallennettava.
Vaihe 3. Luo ja merkitse järjestelmääsi sopivat luokat
Kun olet koonnut tiedostosi yhteen paikkaan, voit kartoittaa ne nopeasti. Kun tarkastelet tiedostojasi, ota huomioon yleiset luokat, joihin ne saattavat sopia. Kirjoita nämä luokat muistiin luodaksesi perusorganisaatiojärjestelmän, jota käytät tiedostoissasi. Katso joitain näistä yleisistä luokista saadaksesi käsityksen siitä, mitä haluat ehkä käyttää:
- Oikeudelliset asiakirjat, joissa on alaluokkia, kuten syntymätodistukset, kuolintodistukset tai avioliittoasiakirjat.
- Rahoitusasiakirjat, jotka kattavat aiemmat taloudelliset yhteenvedot, luottokorttitiedot, luottotiedot tai vuosittaiset taloudelliset yhteenvedot.
- Kiinteistötiedot.
- Henkilökohtaiset asiakirjat, kuten tutkintotodistukset, työtiedot, terveystiedot ja vakuutukset.
Vaihe 4. Arkistoi pitkäaikaisen säilytyksen asiakirjat pois
Laita arkistotiedostoiksi merkitsemäsi asiakirjat pitkäaikaiseen säilytysastiaan. Näitä tiedostoja ei käytetä usein, joten varmista, että ne on sijoitettu oikeisiin luokkiin arkistointijärjestelmässä myöhempää hakua varten. Arkistotiedostot muodostavat todennäköisesti suurimman osan arkistoiduista ja järjestetyistä asiakirjoistasi.
- Pitkäaikainen tallennus voidaan jakaa kahteen muuhun luokkaan: pysyvät tiedostot ja "kuolleet" tiedostot.
- Pysyvät tiedostot voivat sisältää koulutusasiakirjoja, työasiakirjoja tai muita tärkeitä papereita, joita saatat silti tarvita.
- "Kuolleet" tiedostot ovat asiakirjoja, joita sinun ei ehkä tarvitse käyttää uudelleen. Vanhat verotiedot voivat sopia tähän luokkaan. Muista kuitenkin, että veroilmoitukset on säilytettävä seitsemän vuoden ajan.
Vaihe 5. Aseta nykyiset asiakirjasi aktiiviseen asiakirjaosaan
Asiakirjat, joita käytät usein tai jotka on vielä tarkistettava, on sijoitettava aktiivisten asiakirjojen osioon. Tämän arkistointiosion avulla pääset nopeasti käsiksi asiakirjoihin, jotka eivät ole valmiita arkistoitavaksi. Seuraavat ovat neljä yleisintä aktiivista asiakirjaluokkaa, joita kannattaa harkita:
- Asiakirjat, jotka tarvitsevat edelleen huomiota.
- Asiakirjat, jotka sinun on vielä luettava tai tarkastettava.
- Laskut, jotka sinun on vielä maksettava.
- Asiakirjat, jotka ovat valmiita siirtymään pitkäaikaiseen säilytykseen.
Osa 3/4: Elektronisten tiedostojen järjestäminen
Vaihe 1. Aloita laajoilla luokilla ja tarkenna sitten
Aivan kuten fyysisten tiedostojesi kanssa, sinun kannattaa aloittaa laajimmista luokista, joihin tiedostosi sopivat. Jos olet esimerkiksi itsenäinen urakoitsija, saatat haluta järjestää tiedostosi työnantajan mukaan. Eli luo yksi kansio kullekin niistä. Sitten sinun on jaettava tiedostosi kunkin laajan luokan sisällä pienemmiksi. Tämä tarkoittaa, että työnantajasi kansiot voidaan jakaa edelleen eri kansioihin, jotka sisältävät tietoja jokaisesta työnantajan kanssa tehdystä projektista.
- Harkitse johdonmukaisuutta kussakin laajassa luokassa. Tämä helpottaa tiedostojen löytämistä. Esimerkiksi kunkin projektin alikansio voi sisältää tiedostoja, kuten "projektiasiakirjat", "laskutus" ja "viestintä".
- Voit myös järjestää kansioita laajasti vuosittain, jos se tuntuu helpommalta tai osuvammalta tiedostoillesi.
Vaihe 2. Skannaa tai lataa tiedostoja, joita sinulla ei vielä ole sähköisesti
Voi olla hyödyllistä, että kaikki tiedostosi tallennetaan sähköisesti yhteen paikkaan. Vaativasta ajasta huolimatta sinun on yritettävä skannata mahdollisimman paljon fyysisiä asiakirjoja, jotta ne voidaan tallentaa sähköisesti ja varmuuskopioida. Varmista myös, että lataat kaikki verkossa pidetyt tiedostot muissa paikoissa, siltä varalta, että isännöintisivusto ei ole käytettävissä, kun tarvitset tiedostoja uudelleen. Järjestä nämä tiedostot samalla tavalla kuin muutkin.
Vaihe 3. Anna tiedostoillesi tietyt nimet
Tiedostonimien tulee olla helposti ymmärrettäviä ja ainutlaatuisia. Toisin sanoen sinun pitäisi pystyä katsomaan tiedostojen nimiä ja heti tietää, mitä ne sisältävät. Kokeile sisällyttää päivämäärä, tiedoston sisältävien kansioiden merkintä ja yksilöllinen kuvaaja. Esimerkiksi kesäkuussa 2016 asiakkaasi X Corp: lle luotua laskutustiedostoa voidaan kutsua nimellä "0616_XCorp_Invoice_2". Tämän avulla voit tietää tarkalleen, mitä tiedosto sisältää ilman aikaa sen avaamiseen.
Riippumatta järjestelmästä, jota käytät tiedostojen nimeämiseen, varmista, että teet sen johdonmukaisesti. Kun olet valinnut järjestelmän, pysy siinä; on vaikea palata takaisin ja nimetä kaikki tiedostot myöhemmin
Vaihe 4. Varmuuskopioi tiedostosi säännöllisesti
Sähköisen tiedostojen säilyttämisen ensisijainen vaara on, että tietosi voivat altistua tietokoneen kaatumiselle. Valmistaudu tähän varmuuskopioimalla tiedostosi säännöllisesti online -varmuuskopiointipalveluun, CD -levyille tai ulkoiselle kiintolevylle. Muista merkitä nämä tallennuslaitteet yhtä selvästi kuin tiedostosi. Jos sinulla on ulkoinen asema tai CD -levyjä, harkitse niiden säilyttämistä turvallisessa paikassa kaukana ensisijaisesta asuinpaikastasi välttääksesi tulipalon tai luonnonkatastrofin kokonaishäviöt.
Osa 4/4: Arkistointijärjestelmän ylläpito
Vaihe 1. Pysy järjestelmän tasalla
Kun olet luonut täyttöjärjestelmän, haluat jatkaa sen käyttöä haluamallasi tavalla. Liian pitkälle jääminen, jättämättömien kohteiden jättäminen huomiotta tai virheellinen arkistointi voi kumota tekemäsi kovan työn. Varmista, että pysyt arkistointijärjestelmässäsi, jotta se toimii sinulle.
- Joskus epäkunnossa olevien tiedostojen etsiminen voi auttaa pitämään järjestelmän järjestyksessä.
- Älä laiminlyö aktiivisten asiakirjojen tallentamista arkistoasiakirjojesi tallennustilaan.
Vaihe 2. Poista vanhat tiedostot
Jotkut tiedostot ovat välttämättömiä, jotta ne voidaan säilyttää pitkään. Arkistointijärjestelmäsi on kuitenkin rajallinen, ja sinun on poistettava säännöllisesti tiedostot, joita ei enää tarvita. Tiedostojärjestelmän säännöllinen kitkeminen auttaa pitämään järjestelmän järjestyksessä ja toimimaan oikein.
- Monet vanhat talousasiakirjat on säilytettävä vuosia.
- Vanhoja budjetteja, tilinpäätöksiä tai vuotuisia politiikkoja on ehkä säilytettävä vain vuoden ajan.
- Vanhojen tiedostojen poistaminen luo tilaa saapuville asiakirjoille.
- Tarpeettomien tiedostojen poistaminen helpottaa tarvittavien asiakirjojen löytämistä.
- Sama koskee sähköisiä tiedostoja. Poista päällekkäiset, vanhentuneet tai tarpeettomat asiakirjat aiemmista projekteista.
Vaihe 3. Arkistoi vanhat sähköiset tiedostot
Vanhat tiedostot, jotka ovat edelleen ajankohtaisia tai joihin voidaan jonain päivänä palata, voidaan arkistoida. Tämä tarkoittaa, että ne säilytetään kaukana tavallisesta arkistointijärjestelmästä, mutta ne on järjestettävä ja saatavilla. Harkitse ylimääräisen laajan luokan määrittämistä arkistoiduille tiedostoille. Siirrä käyttämättömät tiedostot tähän kansioon alikansion muotoilun ollessa ehjä. Jos haluat pitää arkistoidut tiedostot poissa tiedostoruudulta, yritä sijoittaa "z" tiedostonimen eteen niin, että se menee aakkosjärjestykseen. Voit esimerkiksi kutsua sitä "z_archive" tai jotain vastaavaa.
Vaihe 4. Virtaviivaista arkistointijärjestelmääsi
Tiedostojen järjestäminen ja pitäminen sellaisina voi olla hyödyllistä henkilökohtaisessa järjestelyssä. Arkistointijärjestelmässä on kuitenkin aina parantamisen varaa. Kun jatkat arkistointijärjestelmän käyttöä, pidä silmällä mahdollisia parannuksia, joiden avulla voit tehdä siitä entistä tehokkaamman.
- Haluat ehkä päästä eroon luokista, joita et näytä käyttävän.
- Luokat, jotka näyttävät olevan liikaa käytettyjä, on ehkä jaettava pienempiin luokkiin.
