Terveyskysymyksen suunnitteleminen kaupungintalon kokouksessa ei ole pohjimmiltaan erilainen kuin kaupungintalon suunnittelu mistään muusta asiasta, paitsi yleisörakenteesta ja tapahtumasta puhuvista paneelityypeistä. Siitä huolimatta monenlaisia kaupungintalon kokouksia suunnitellaan onnistuneesti. Sinun on työskenneltävä kovasti, rekrytoitava tärkeitä sidosryhmiä ja varmistettava, että olet antanut itsellesi riittävästi aikaa saadaksesi lehdistön ja yhteisön huomion.
Askeleet
Osa 1/3: Pohjatyöt
Vaihe 1. Muotoile suunnittelukomitea
Suunnittelukomitean idea on numeroiden vahvuus. Terveydenhuoltoon liittyy vain muutamia asioita, jotka eivät koske useampaa kuin yhtä organisaatiota. Sinun on tunnistettava muut asianomaisen yhteisön organisaatiot, vakuutettava tärkeät jäsenet kaupungintalon eduista ja otettava heidät mukaan suunnittelukomiteaasi.
- Jos huolenaiheesi oli esimerkiksi lapsuuden ravitsemus, jotkut asiasta kiinnostuneet yhteisöjärjestöt voivat olla kouluja, lastenlääkäreitä, ruokapankkeja, kirkkoja, maanviljelijöitä ja päivähoitoa.
- Itsensä edistäminen voi olla erittäin vakuuttava motivaattori. Lähesty kohdeorganisaatioita näkökulmasta ja selitä, kuinka kaupungintalolle osallistuminen voisi hyödyttää heitä erityisesti.
Vaihe 2. Paikallista ongelmat
On paljon helpompaa olla huolissaan ongelmasta, joka vaikuttaa sinuun suoraan. Jotta kaupungintalosi aihe muuttuisi välittömämmäksi ja vaikuttavammaksi, korosta asian paikallista vaikutusta kansallisen tai maailmanlaajuisen vaikutuksen sijasta.
- Jos esimerkiksi kaupungissasi tai osavaltiossasi on korkea hiv -tartunta tai liikalihavuus, sinun on korostettava ongelmia, joita paikkakuntasi joutuu seuraamaan, eikä ongelmia, jotka johtuvat yleisesti HIV -diagnoosista tai lihavuudesta.
- Voisit siis sanoa: "Philadelphian kaupungin on maksettava 3,5 miljardia dollaria enemmän terveydenhoitokustannuksia seuraavan 15 vuoden aikana korkean liikalihavuutemme vuoksi" eikä "lihavuus johtaa korkeampiin terveydenhuoltomenoihin".
Vaihe 3. Määritä tavoitteet
Kokouksesi tavoitteet sanelevat muodon, ketkä kutsut ja miten aiot mainostaa sitä. Termi "kaupungintalo" tarkoittaa vain sellaista kokousta, jossa yleisön avoimet kysymykset ja vastaukset muodostavat suurimman osan kokouksesta.
Kokouksesi tavoitteet voivat olla tiedottamista, tietyn tehtävän puolustamista tai palautteen antamista poliittisille ehdokkaille. Vaikka poliittiset ehdokas- ja asianajajatapaamiset herättävät todennäköisesti eniten huomiota, ne eivät välttämättä ole parhaita ongelmasi kannalta. Jos esimerkiksi yleinen mielipide on organisaation poliittisten tavoitteiden vastaista, tiedotuskokous voisi olla parempi strategia mielipiteiden muuttamiseksi tarpeidesi mukaan
Vaihe 4. Valitse muoto
Kaupungintalon perinteinen muoto on 3-5 puhujan paneeli ja moderaattori, jotka esittävät lyhyesti johdannon, jossa kerrotaan heidän taustoistaan ja asemastaan. Sitten moderaattori avaa kysymyksiä yleisölle. Vaikka yleisö voi esittää kysymyksiä tietylle panelistille, moderaattorin on toimittava fasilitaattorina, ja jos he katsovat, että ohjelma olisi edistynyt esittämällä saman kysymyksen useille panelisteille, heidän pitäisi. Muita formaatteja voivat olla:
- Puhdas kysymys- ja vastausmuoto. Tämä voi olla hyvä ehdokasfoorumille.
- Anonyymi kysymysmuoto, jossa kysymykset lähetetään etukäteen ja moderaattori valitsee paneelille esitettävät kysymykset. Tämä muoto voi olla hyvä kiistanalaisille aiheille.
Osa 2/3: Kokous yhdessä
Vaihe 1. Valitse sijainti, päivämäärä ja aika
Kokouksen tulee sijaita keskitetyssä, neutraalissa, liikuntarajoitteisille sopivassa paikassa. Kirkot, kirjastot, hallituksen rakennukset ja yhteisökeskukset ovat kaikki hyviä valintoja. Varmista, että se ei ole ristiriidassa toisen suositun yhteisötapahtuman kanssa, ja pidä se silloin, kun monet ihmiset voivat osallistua-viikonloppuna tai viikon aikana illalla.
- Hyvä nyrkkisääntö on aina valita paikka, joka on hieman liian pieni. Ahdas paikka luo vaikutelman aktiivisuudesta ja suosiosta, mikä on aina parempi vaihtoehto.
- Tee tapahtumasta ilmainen tai nimellinen, mutta kannusta osallistujia vastaamaan-Facebook-sivu, sähköpostiosoite tai puhelinnumero soittamaan ovat helppoja ja edullisia tapoja tehdä niin. Oletetaan, että kaksi kolmasosaa "mahdollisista" ei näy.
- Varmista, että sinulla on vaihtoehtoinen kokouspaikka siltä varalta, että aikataulun mukainen paikka kaatuu.
Vaihe 2. Kutsu panelisteja
Paneelimiehet ovat yksi tärkeimmistä tekijöistä, jotka vaikuttavat kaupungintalon menestykseen tai epäonnistumiseen. Vaikka on parasta, että paneelissasi on merkittäviä asioita, se ei ole aina vaihtoehto. Seuraava paras asia on, että paneelilaiset edustavat merkittäviä järjestöjä ja/tai paneeleja, joilla on huomattava tausta-se lisää tapahtuman uskottavuutta.
- Katso valittuja virkamiehiä, tutkijoita, kirkko- ja yhteisöjohtajia sekä hoidon tarjoajia.
- Tämä on toinen alue, jossa monipuolinen suunnittelukomitea voi olla hyödyllinen. Mitä kauaskantoisempia suunnitteluyhteisön jäsenten siteet ovat, sitä todennäköisemmin pystyt hyödyntämään monipuolista ja jännittävää asiantuntijapaneelia.
- Älä vähättele persoonallisuustekijää, kun kutsut paneelilaisia. Paneelien tulisi olla riittävän uskottavia saadakseen ihmiset kaupungintalolle, mutta heidän pitäisi olla tarpeeksi jännittäviä, jotta ihmiset puhuvat kaupungintalostasi kauan sen jälkeen, kun se on ohi.
Vaihe 3. Rekrytoi moderaattori
Moderaattorit ovat toinen tärkeä tekijä kaupungintalon menestyksessä. Moderaattorin on kunnioitettava paneelilaisia ja yleisöä sekä temperamentti jännitteiden lievittämiseksi ja keskustelun vauhdittamiseksi.
Ajattele moderaattoria, kuten MC: heidän pitäisi olla karismaattisia, mutta ei niin karismaattisia, että ne varjostavat paneelilaisia tai hallitsevat keskustelua. Median jäsenet, eläkkeellä olevat tuomarit ja asianajajat sekä papit voivat olla hyviä ehdokkaita
Vaihe 4. Kerro lyhyesti paneelilaisille
Varmista, että paneelisi tuntevat kaupungintalon muodon, muut panelistit, odotetun äänestysaktiivisuuden ja esityslistalla olevat asiat. Valmistakaa heidät puhumaan median kanssa niin kauan kuin he haluavat.
On hyvä idea, että paneelisi saapuvat paikalle neljäkymmentäviisi minuuttia-tunti etukäteen, jotta voit käydä läpi muodon ja aiheet viimeisen kerran
Vaihe 5. Kokoa henkilökunta
Tietyt avainhenkilöt ovat tarpeen kokouksen sujuvuuden varmistamiseksi. Sinulla pitäisi olla joku, joka keskustelee median kanssa, istuttaa vieraat ja jakaa materiaalit, kuten kokousten esityslistat, paneelilaisille ja vieraille.
Nämä kaikki ovat hienoja töitä vapaaehtoisille
Vaihe 6. Valmistele etukäteen materiaalit
Kokouksesi koosta riippumatta tarvitset painettuja materiaaleja jaettavaksi vieraille, lehdistölle ja paneelilaisille. Järjestämäsi kokouksen tyyppi määrää tietyn tyyppiset materiaalit. Esimerkiksi:
- Jos pidät tiedotustilaisuuden, on hyvä tulostaa käsikirjoja tai esitteitä, jotka koskettavat joitain tietoja, jotka katat kaupungintalolla. Jos ongelmaasi on esimerkiksi yhteisösi HIV, tulosta käsikirja, joka sisältää tärkeitä tilastoja HIV: n vaikutuksista paikallisesti.
- Kaupungintalo, jossa on poliittisia ehdokkaita tai virkamiehiä, saattaa sisältää tietoja ehdokkaiden tai virkamiesten asemista ja puolueista, kun ne liittyvät terveysongelmaanne.
Osa 3/3: Valmistautuminen kokoukseen
Vaihe 1. Varmista, että tulostusmateriaali näkyy
Lehdistö on ratkaisevan tärkeä kaupungintalon kannalta. Olipa kaupungintalo keskittynyt asioiden edistämiseen, tiedon levittämiseen tai poliittiseen foorumiin, sen tunnettuus vaikuttaa näiden tavoitteiden onnistumiseen ja kykyysi koota kaupungintalot tulevaisuudessa.
- Sinun on kirjoitettava lehdistötiedotteita, tunnistettava toimittajat, jotka käsittelevät tarinoita terveydestä, yhteisön asioista tai politiikasta, ja otettava heihin yhteyttä säännöllisin väliajoin.
- Lehdistötiedote on yksinkertainen asiakirja, joka lähetetään mediaorganisaatioille ja jossa selitetään tapahtuma ja miksi se on huomionarvoista. Lehdistötiedote on tyypillisesti alle sivun mittainen.
- Uutiset käsittelevät ajankohtaisia tapahtumia, joten sinun on varmistettava, että korostat toimittajille, miksi kaupungintalo on tapahtuma, jota on tarkoitus käsitellä nyt eikä myöhemmin. Esimerkiksi lihavuus on aina ongelma, mutta se tekee uutisia vain, kun tutkimus julkaistaan, ja sen tarkoituksena on osoittaa toinen syy, miksi se on huono.
Vaihe 2. Ota yhteyttä samanhenkisiin organisaatioihin
Suunnittelukomitean jäseniä, paneelimiehiä ja niihin liittyvien järjestöjen jäseniä, jotka eivät ole suoraan osa kaupungintaloa, tulisi viljellä tapahtuman julkistamiseksi.
Älä unohda käyttää resursseja, kuten yliopistokampuksia, sairaaloita ja valtion virastoja. Julkaise esitteitä, jotka julkistavat tapahtuman näissä paikoissa. Ne voivat olla loistava tapa lisätä läsnäoloa
Vaihe 3. Osu sosiaaliseen mediaan
Älä unohda laajaa ongelmaryhmien verkostoa Facebookissa ja muissa sosiaalisen median kanavissa. Älä vain ota yhteyttä tiili- ja laastiorganisaatioihin, joissa on palkanlaskijoita. Julkaise kiinnostuneiden ja niihin liittyvien organisaatioiden Facebook -ryhmiin, blogeihin ja ilmoitustauluihin.
Varmista, että paneelisi ja jäsenesi mainostavat tapahtumaa myös Twitterissä, Facebookissa ja Instagramissa
Vaihe 4. Kokoa puristuspaketit yhteen
Lehdistöpaketti eroaa lehdistötiedotteesta siinä, että se on materiaalipaketti, joka toimitetaan toimittajille tapahtumapäivänä eikä kannustin kattamaan tapahtuma. Sen tulisi sisältää:
- Lehdistötiedote.
- Panelistien ja puhujien elämäkerrat.
- Tietoja aiheesta, mukaan lukien asiaankuuluvat tutkimukset, tilastot ja asianomaisten henkilöiden henkilökohtaiset tarinat.
Vaihe 5. Odota odottamatonta
Joskus panelistit eivät näy. Joskus mielenosoittajia tulvii tapahtumapaikalle. Lumimyrsky saattaa lakaista alueelle tyhjästä. Tapahtumasuunnittelijana sinun on suunniteltava nämä satunnaiset tapahtumat varaamalla vaihtoehtoiset kaiuttimet tai ajoittamalla vaihtoehtoiset päivämäärät.
- Jos kaupungintalosi on täynnä mielenosoittajia, muodon muuttaminen saattaa olla tarkoituksenmukaista. Jos alkuperäinen muoto on avoin kysymys ja vastaus, hanki sen sijaan ennakkokysymyksiä. Jos mielenosoittajat ovat ulkopuolella, kutsu heidät sisään ja muuta muotoa, jotta voit lähettää kysymyksiä.
- Järjestä vaihtoehtoiset puhujat organisaatiostasi tai osallistuvista organisaatioista siltä varalta, että ajoitettu puhuja ei näy. Jos kaupungintalo on poliittisten ehdokkaiden välinen foorumi, korosta sitä säälimättömästi tiedotusvälineille-mikä saa heidät toivomaan, että he olisivat ilmestyneet.
