Jos joku tuottaa sinulle pettymyksen tai sinulle tapahtuu jotain pettymystä, on täysin normaalia olla järkyttynyt, turhautunut tai suorastaan vihainen. Usein paras vastaus on kuitenkin olla rauhallinen ja kerätty, jotta voit ilmaista huolesi ja pettymyksesi ammattimaisesti. Ilmaista itseäsi ammattimaisesti ei ole vaikeaa, jos pidät kylmän pään ja pysyt rauhallisena. Riippumatta siitä, haluatko ilmoittaa turhautumisestasi sähköpostitse, kirjeitse tai henkilökohtaisesti, kyse on vain oikean kielen käyttämisestä ja käyttäytymisestä oikein.
Askeleet
Tapa 1 /3: Ammattilaissähköpostin lähettäminen
Vaihe 1. Ilmaise pettymys työhön liittyvästä asiasta sähköpostilla
Jos olet pettynyt työtoveriin tai esimieheen, sähköposti on loistava tapa ilmaista pettymyksesi ja pitää samalla digitaalinen tallenne tulevien ongelmien ilmetessä. Voit myös lähettää sähköpostia, jos olet kieltäytynyt mahdollisesta työmahdollisuudesta.
- Sähköposti on myös hyvä tapa kertoa pettymyksestäsi esimiehellesi, jos tämä hylkäsi pyynnön lomalta tai ehdotukseltasi.
- Vaikka se voi loukata tunteitasi, on aina hyvä idea lähettää jatkosähköposti sen jälkeen, kun hänet on hylätty.
Vaihe 2. Kirjoita lyhyt ja suora otsikkorivi, jos laadit alkuperäistä sähköpostia
Ole ytimekäs ja osoita selvästi, mistä sähköpostissa on kysymys. Vältä pitkän lauseen tai töykeän kielen käyttämistä saadaksesi sähköpostisi näyttämään ammattimaisemmalta, jotta vastaanottaja ottaa sen vakavammin. Valitse aihe, joka ei ole pidempi kuin 5 sanaa, ja kirjoita se sähköpostin otsikkoriville.
Jos esimerkiksi kirjoitat sähköpostiviestin työtoverillesi myöhästyneestä määräajasta, voit lisätä aiheen rivin, joka näyttää: "Lähetetty määräaika"
Huomautus:
Jos vastaat sähköpostiin, kuten sähköpostiviestiin, jossa ilmoitetaan, että sinut hylättiin mahdollisesta työstä, vastaa alkuperäiseen sähköpostiin sen sijaan, että kirjoittaisit uuden, jotta sinulla olisi kirjeenvaihto järjestyksessä.
Vaihe 3. Aloita sähköpostisi ammattimaisella tervehdyksellä sävyn määrittämiseksi
Avaa sähköpostisi virallisella tervehdyksellä, jotta alusta alkaen on selvää, että sähköpostisi on ammattimainen. Valitse tervehdys, joka sopii suhteeseesi henkilön kanssa. Jos esimerkiksi käytät etunimeä Matthew Smith-nimisen johtajan kanssa, voit aloittaa sähköpostisi kuten "Hyvä Matt".
- Jos sinulla on erittäin avoin ja rento suhde vastaanottajan kanssa, voit sanoa jotain, "Hei Matt."
- Jos kirjoitat sähköpostia jollekin, jota et ole koskaan tavannut, aloita sanalla "Kenelle se voi koskea".
- Jos haluat vastaanottaa ryhmäviestit, joissa on useita vastaanottajia, sano "Kaikki".
Vaihe 4. Lisää lyhyt miellyttävyys pitääksesi sähköpostisi ystävällisenä
Kun olet tervehtinyt vastaanottajaa, kirjoita sähköpostisi ensimmäiselle riville lyhyt sivu tai miellyttävä keskustelu, joka osoittaa, että olet ystävällinen mutta ammattitaitoinen. Pidä se lyhyenä ja älä ylitä 2 tai 3 riviä pientä keskustelua, ennen kuin pääset sähköpostisi sisältöön.
- Yritä aloittaa sanoilla: "Toivottavasti voit hyvin" tai "Toivottavasti tämä sähköposti löytää sinut hyvin".
- Jos suhteesi on satunnainen henkilön kanssa, voit mainita henkilökohtaisen yksityiskohdan, kuten: "Toivottavasti viihdyit hyvin viime viikonlopun konsertissa."
Vaihe 5. Ilmoita pettymyksesi selvästi sähköpostin tekstissä
Kun olet asettanut sähköpostiosoitteesi tervehdyksellä ja lyhyellä ilolla, aloita pettymyksesi ilmaiseminen. Kerro heille selvästi miltä sinusta tuntuu, mutta pidä kielesi muodollisena ja vältä sarkasmin, uhkausten tai kiroilujen käyttämistä, jotta vaikutat mahdollisimman ammattimaiselta. Luettele kaikki valituksesi ja säilytä sähköpostisi runko 1 kappaleessa, jos mahdollista, jotta sähköposti keskittyy käsiteltävään aiheeseen.
- Jos esimerkiksi sinut hylättiin mahdollisesta työpaikasta, voit sanoa jotain:”Ikävä kuulla, että päätit mennä toiseen suuntaan. Odotin innolla mahdollisuutta, joten olen pettynyt päätökseen palkata joku muu.”
- Jos kirjoitat työtoverillesi tai työntekijällesi pettymyksesi, voit sanoa esimerkiksi:”Minun tietooni on tullut, että tiettyjä käytäntöjä ja menettelyjä ei ole noudatettu kunnolla. Käytännöt ovat olemassa syystä, joten on pettymys kuulla, että ne on jätetty huomiotta.”
Vaihe 6. Pidä kielesi ja sävysi kunnioittavana koko sähköpostin ajan
Käytä muodollista ja kunnioittavaa kieltä ilmaistaksesi pettymyksesi ilman, että saisit vastaanottajan tuntemaan itsesi hyökkäävän häntä vastaan. Kuvittele, miten kirjoitus nähdään, jos joku muu lukee sen tai jos se tulee julkiseksi ja muotoile kirjoituksesi ammatilliseksi esitykseksi itsestäsi.
- Jos lähetät sähköpostia työntekijälle tai esimiehelle, sähköpostisi voidaan jakaa muiden ihmisten kanssa, joten on tärkeää, että kirjoituksesi on kunnioittava ja ammattimainen.
- Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisit jotain: "En ymmärrä ongelmasi ja miksi kieltäydyt noudattamasta menettelyä", sano jotain: "Kuten olemme aiemmin keskustelleet, menettelyt on suunniteltu pitämään kaikki samalla tavalla sivulla, joten kaikkien pitäisi seurata niitä.”
Vaihe 7. Päätä sähköpostisi positiiviseen nuottiin ja toimintakehotukseen
Viimeistele sähköpostisi sisällyttämällä siihen käytännön tietoja, kuten kokouksen järjestämistä tai kutsumalla vastaanottajaa luoksesi, jos heillä on kysyttävää. Sisällytä myös muutama positiivinen huomautus. Mainitse asiat, joista olet onnellinen, tai ylistä henkilöä jostakin, jonka hän on tehnyt hyvin, jotta hän kokee, ettet vain petä häntä, vaan heillä on heidän edunsa.
- Voit esimerkiksi sanoa haastattelijallesi:”Mutta olen kiitollinen mahdollisuudesta haastatella yritystäsi. Kerro minulle, jos jotain avautuu tulevaisuudessa!"
- Jos kirjoitat työntekijälle tai työtoverille, kokeile esimerkiksi seuraavaa:”Tiedän, että olet työskennellyt todella kovasti tämän asian eteen, halusin vain tuoda huomioni ongelmiini, jotta voit pitää silmällä mahdollisista tulevista ongelmista.”
Vaihe 8. Lue sähköpostiviesti ääneen ennen lähettämistä, niin kuulet miltä se kuulostaa
Käytä hetki ja lue koko sähköpostisi ääneen, jotta kuulet kirjoituksesi sävyn ja oikolukun mahdollisista oikeinkirjoitus- tai kielioppivirheistä. Jos löydät kirjoitusvirheitä, kirjoitusvirheitä tai kömpelön kielen, korjaa se! Jos sävy on liian pehmeä tai liian ankara, säädä kieli niin, että se on ammattimainen mutta luja. Kun olet tyytyväinen siihen, lähetä se henkilölle, jolle se on tarkoitettu.
- Voit myös pyytää ystävääsi tai työtoveriasi lukemaan sähköpostisi ennen sen lähettämistä varmistaaksesi, että se kuulostaa kunnossa.
- Kirjoitusvirheet tai puuttuvat sanat voivat todella poistaa sähköpostisi vaikutuksen, joten käytä aikaa kirjoittamasi oikolukemiseen.
Tapa 2/3: Muodollisen valituskirjeen kirjoittaminen
Vaihe 1. Lähetä kirje yritykselle tai jos et ole saanut vastausta
Jos olet pettynyt tuotteeseen tai yrityksen käyttäytymiseen, valituksen yksityiskohtaisen kirjeen kirjoittaminen on ammattimaisin tapa kommunikoida heidän kanssaan. Jos et ole pystynyt ottamaan yhteyttä johonkin muulla tavalla, käytä virallista kirjettä viimeisenä keinona ilmaistaksesi pettymyksesi ja tarkentaaksesi ongelmasi.
Voit myös käyttää kirjettä viimeisenä yrityksenä todistaa, että yritit ottaa yhteyttä johonkin keskustellaksesi ongelmasta heidän kanssaan
Vaihe 2. Kerro ongelmasi selvästi ensimmäisessä lauseessa
Riippumatta siitä, mihin olet pettynyt, tee se heti selväksi kirjoittamalla se kirjeesi ensimmäiseen lauseeseen. Ole suora ja ytimekäs ja kerro ongelmasi tai valituksesi selkeästi ja ammattimaisesti asettaaksesi koko kirjeesi sävyn.
- Jos esimerkiksi kirjoitat yritykselle valittaaksesi käytäntöön, joka vaikutti sinuun, voit aloittaa sanomalla: "Kirjoitan ilmaistakseni turhautumiseni ja pettymykseni yrityksesi palautuskäytännöstä."
- Jos kirjoitat kirjeen jollekulle, jota et ole tavoittanut, yritä aloittaa jollain seuraavalla tavalla:”Kirjoitan tämän kirjeen, koska et ole vastannut kysymykseeni vakuudestani sen jälkeen, kun en ole tavoittanut sinua sinulle puhelimitse tai sähköpostitse."
Vaihe 3. Käytä kirjeesi tekstiä lisätäksesi ongelmaan liittyviä tietoja
Kun olet ilmoittanut pettymyksesi ja ongelmasi, lisää loput kirjeestäsi tarkempia tietoja kirjeen laajentamiseen ja turhautumisen selittämiseen. Mainitse kaikki toimenpiteet, jotka olet tehnyt ongelman ratkaisemiseksi, sekä pyrkimykset ottaa yhteyttä heihin saadaksesi apua.
Kärki:
Jos olet yrittänyt ottaa heihin yhteyttä tai he ovat luvanneet käsitellä huolenaiheitasi, mainitse päivämäärät, jolloin yritit ottaa heihin yhteyttä tai he sitoutuivat korjaamaan ongelman.
Vaihe 4. Vältä kirjeessäsi vihaista, sarkastista tai uhkaavaa kieltä
Pidä kielesi ja sävysi kirjeen aikana muodollisena ja ammattimaisena. Älä koskaan käytä kiroilua tai uhkaavaa kieltä ja vältä sarkasmia, jotta kirjoituksesi näyttää mahdollisimman ammattimaiselta.
- Jos joudut joskus esittämään kirjeesi oikeudenkäyntiä varten, haluat saada itsesi näyttämään mahdollisimman ammattimaiselta.
- Kiroaminen tai väkivaltaisen kielen käyttäminen saa sinut näyttämään aggressiiviselta ja epäammattimaiselta.
Vaihe 5. Liitä mukaan kopiot kaikista valitukseesi liittyvistä asiakirjoista
Jos sinulla on kuvia, sopimuksia tai muita asiakirjoja, jotka tukevat tai todistavat väitteesi, ota niistä kopio ja liitä ne kirjeeseesi. Muista viitata niihin kirjeessäsi lisätäksesi vielä enemmän pätevyyttä esittämillesi väitteille.
Esimerkiksi kirjeessäsi voisit sanoa jotain: "Olen liittänyt kuvia siitä, miltä valmis tuote näytti, mikä kuten näet, ei ole kaukana tyydyttävästä."
Vaihe 6. Lisää yhteystietosi päättelyn jälkeen
Lopeta kirjeesi kappaleella, jossa on yhteenveto tärkeimmistä huolenaiheistasi ja toimenpiteistä, joita haluat tehdä niiden ratkaisemiseksi. Jos haluat henkilön tai yrityksen ottavan sinuun yhteyttä korjataksesi ongelman tai keskustellaksesi asiasta lisää, muista liittää yhteystietosi alareunaan.
- Allekirjoita kirje virallisella sulkemisella, kuten "Ystävällisesti", "Ystävällisin terveisin" tai "Kunnioittavasti" ja nimesi jälkeen.
- Anna puhelinnumero tai sähköpostiosoite, jonka haluat heidän käyttävän sinua.
Vaihe 7. Lähetä kirje varmennetulla postilla, joten se on allekirjoitettava
Käytä varmennettua postia tai kirjeen toimitusvaihtoehtoa, joka vaatii vastaanottajan allekirjoittamaan sen, jotta sinulla on todiste sen vastaanottamisesta. Säilytä kuitti siltä varalta, että sinun on joskus osoitettava, että kirjoitit hänelle kirjeen, tai toimita se oikeudenkäyntiä varten.
Tapa 3/3: Puhu jollekin ammattimaisesti
Vaihe 1. Puhu suoraan jollekulle, jos et halua sen olevan kirjattuna
Jos haluat ilmaista pettymyksesi ilman paperireittiä tai huolehtimatta keskustelun tarkastelemisesta myöhemmin, on tapa edetä kasvokkain. Lisäksi suoran keskustelun jonkun kanssa voit mitata heidän reaktionsa ja lisätä henkilökohtaisempaa kosketusta.
- Usein voi olla myös paljon nopeampaa puhua yksinkertaisesti jonkun kanssa, johon olet pettynyt.
- Puhuminen jonkun kanssa antaa sinun käyttää omaa kehonkieltäsi ja äänisävyäsi todella välittääksesi turhautumisesi tai pettymyksesi.
Vaihe 2. Pyydä henkilöä tapaamaan sinua yksityisesti keskustelemaan asiasta
Keskustele henkilön kanssa muista ihmisistä, jotta voit ilmaista itseäsi vapaasti ilman kiusaamista. Suunnittele kokous tai pyydä heitä tapaamaan sinut jossain, kuten kokoushuoneessa, toimistossa tai jopa kahvilassa, jotta se olisi ammattimaisempaa.
- Soita heille tai lähetä heille sähköpostia ja kysy, mikä aika ja paikka on heille paras.
- Jos joudut tilanteeseen, jossa et voi kertoa pettymyksestäsi yksityisesti, yritä pysyä mahdollisimman ammattitaitoisena ja pitää mielenrauhasi kurissa.
Kärki:
Jos sinun on puhuttava heidän kanssaan heti, kerro heille esimerkiksi:”Onko sinulla hetki? Minun täytyy puhua kanssasi.”
Vaihe 3. Aloita keskustelu kiittämällä heitä ja kysymällä, miten he voivat
Ennen kuin alat ilmaista pettymystäsi, kiitä henkilöä siitä, että hän käytti aikaa tavata sinut ja arvioi hänen mielialansa. Kysy heiltä, miten he voivat ja ovatko he valmiita keskustelemaan kanssasi asiasta. Jos he näyttävät vihaisilta tai kiihtyneiltä, yritä rauhoittaa heitä tai odota puhua heidän kanssaan myöhemmin. Jos ne näyttävät hyviltä, mene eteenpäin ja keskustele ongelmastasi.
- Oikealta jalalta aloittaminen auttaa keskustelua sujuvasti ja ammattimaisesti.
- Voit esimerkiksi aloittaa sanomalla jotain tällaista:”Kiitos paljon ajastasi. Minulla ei mene liian kauan, minun täytyy vain keskustella kanssasi jostain."
Vaihe 4. Esitä valituksesi selkeästi ja suoraan
Kerro henkilölle, miksi olet pettynyt käyttämällä tiettyä ja tunteetonta kieltä. Ole suora ja puolueeton ja luettele kaikki syyt, miksi olet tyytymätön, mutta vältä pettämästä heitä väärin. Käytä rauhallista ja ammattimaista kieltä välittääksesi tunteesi ja vältä äänesi nostamista tai kiroilua.
- Huutaminen ja kiroaminen saavat sinut näyttämään vain aggressiiviselta ja epäammattimaiselta.
- Kerro esimerkiksi heille, miltä sinusta tuntuu olematta liian tunteellinen. Voisit sanoa jotain:”Kun teet jotain sellaista, minusta tuntuu todella siltä, ettet välitä siitä, miten se vaikuttaa minuun, ja rehellisesti sanottuna se on loukkaavaa ja pettymystä.
Vaihe 5. Kysy heiltä, onko heillä kysymyksiä ennen kuin päätät kokouksen
Kun olet ilmaissut pettymyksesi ja selittänyt perustelusi, anna henkilölle mahdollisuus puhua. Kysy heiltä, onko heillä kysymyksiä sinulle tai jos he ovat epäselviä jostain kertomastasi asiasta, jotta he eivät hämmenny. Kiitä sitten heitä jälleen siitä, että he tapasivat sinut ennen kuin lopetat keskustelun.
Jos mahdollista, tarjoa ratkaisuja tai parannuksia tulevaisuutta varten
Vinkkejä
- Älä koskaan kirjoita sähköpostia, kirjoita kirjettä tai keskustele, kun olet vihainen. Hengitä muutaman kerran, ennen kuin aloitat, jotta pääsi on selkeä.
- Vältä keskustelua jonkun kanssa muiden ihmisten edessä. Odota, kunnes he voivat puhua ja tavata heidät yksityisesti.
