Me kaikki tiedämme, että järjestäytyminen työssä on tärkeää, mutta se on jatkuva kamppailu monille ihmisille. Usko tai älä, järjestäytyminen ei ole niin pelottavaa kuin se saattaa tuntua. Muutama nopea korjaus ja jotkut käynnissä olevat ratkaisut tekevät siitä helpompaa kuin olisit koskaan uskonut.
Askeleet
Tapa 1 /4: Tilan ja ajan hallinta
Vaihe 1. Seuraa toimintaa
Vietä pari päivää päiväkirjaa tai lokia päivittäisistä toimistasi. Tämä auttaa sinua näkemään tarkalleen, mitä teet, mitä et ehkä edes ymmärrä, ja se antaa ensivaikutelman organisaation ja tuottavuuden eroista. Tämä harjoitus tulisi tehdä myös ottaen huomioon suuret tavoitteesi. Toimintalokin kautta näet, mitkä toiminnot voivat olla ajanhukkaa ja mitkä toiminnot voivat todella edistää tavoitteitasi.
Vaihe 2. Määritä tuottavuutesi
Jotkut meistä ovat aamu -ihmisiä, ja jotkut meistä ahdistuvat ajatuksesta aamuista. Saatat jo aavistaa, mihin aikaan päivästä olet tuottavin. Olitpa mieluummin iltaisin, aamuisin, lounasaikaan tai juuri ennen tai jälkeen työpäivän ruuhka -ajan, hyödynnä nämä ajat maksimoidaksesi tuottavuutesi.
Vaihe 3. Priorisoi tehtävät
Me kaikki tiedämme, että jotkut tehtävät ovat tärkeämpiä kuin toiset, mutta emme aina priorisoi niitä vastaavasti. Kehitä siis sijoitusjärjestelmä esimerkiksi merkitsemällä tai merkitsemällä tärkeitä tehtäviä, ja ole rehellinen ja joustava. Käytä muistutuksia joko digitaalisen kalenterin tai tietokoneen tai pöydän muistilappujen kautta. Käytä enemmän aikaa ja energiaa luettelon tärkeimpiin kohteisiin. Esimerkkejä ovat aikaherkät tehtävät, kuten liiketoiminnan päättymisen tai huomenna erääntyvät asiat. Voit myös priorisoida vastaamisen asiakkaille, pomoille tai kenelle tahansa muulle, joka maksaa laskut. Ja jos et ole varma tehtävän arkaluonteisuudesta tai tärkeydestä, on aina hyvä kysyä.
Vaihe 4. Lyö nopeat tehtävät heti
Kaikkia tehtäviä ei tarvitse priorisoida ja ajoittaa tulevalle valmistumisajalle. Joidenkin tehtävien suunnittelu tai aikataulutus vie lähes yhtä paljon aikaa kuin niiden toteuttaminen. Jos näin on ja voit purkaa nämä tehtävät heti, tee se kaikin keinoin! Nopeiden tehtävien hoitaminen välittömästi auttaa myös estämään viivytystä.
Vaihe 5. Hallitse sotkua ja työmateriaaleja
Työpöytämme siirtyvät helposti sekavista tornado -sivustoihin, mikä selvästi haittaa organisaatiota. Jotkut ihmiset noudattavat jopa puhtaan pöydän periaatetta. Vaikka se ei ole ehdottoman välttämätöntä, ryhdy toimenpiteisiin työtilan tyhjentämiseksi.
- Declutter. Heitä roskat roskiin ja arkistoi tarvitsemasi materiaalit järjestelmällisesti. Poista sotku aina kun mahdollista: työpäivän tauon, taukojen tai tehtävien välissä.
- Siivoa itsesi heti. Näin se on mielessäsi. Lisäksi vältyt väistämättömältä levottomuudelta, että nykyinen sotku tulee osaksi tulevaa sotkua.
- Pidä tarvittavat tarvikkeet käsillä. Kaikki ympärilläsi ei tietenkään ole sotkua. Tarvittavien työkalujen käyttö säästää aikaa ja hyödyntää arvokasta tilaa.
Vaihe 6. Aikatauluta tapahtumat ja tapaamiset
Jotkut ajoittavat vain kokouksia, mutta eivät tehtävälistalla olevia toimintoja. Tärkeimpien tehtävien ja tapaamisten ajoittaminen voi olla hyödyllistä. Voit myös "erätä" päiväsi pitämällä kokouksia esimerkiksi tiistaisin ja torstaisin. Pidä myös aukkoja aikataulussasi luovaan aikaan itsellesi tai odottamattomille.
- Käytä järjestäjää ja kalenteria. Nämä voivat olla kynän ja paperin järjestäjiä tai ohjelmistopohjaisia kalentereita ja henkilökohtaisia avustajasovelluksia, kuten iCalendar tai Google Now.
- Luokittele toimintasi. Luokittelu tai värikoodaus voi antaa sinulle nopean visuaalisen muistutuksen siitä, mikä on tärkeää missä. Luokat voivat esimerkiksi sisältää kirjeenvaihtoa, projekteja, tapahtumia, kokouksia, aivoriihiä ja jopa taukoja tai liikuntaa ja kuntosalia.
- Virtaviivaista tekniikkaasi. Esimerkiksi online-järjestäjät ja sähköposti, kuten Outlook, voivat yhdistää tehtävälistasi, kalenterisi ja osoitteesi. Tämä paitsi parantaa tehokkuuttasi myös auttaa virtaviivaistamaan ajattelua.
- Delegoi mahdollisuuksien mukaan. Työpäivän hulluudessa on helppo unohtaa, että sinun ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Delegoi avustajalle tai, jos olet erityisen hukassa, pyydä kollegaasi tekemään sinulle kiinteä ja auttamaan sinua tietyssä tehtävässä. Voit aina maksaa ne takaisin myöhemmin, kun asiat hidastuvat.
Tapa 2/4: Sähköpostin käsittely järjestelmällisesti
Vaihe 1. Tarkista sähköpostit ajoissa
Kaikkien meistä ei tarvitse olla liimattu postilaatikkoomme, koska monet viestit eivät itse asiassa ole niin aikaherkkiä kuin luulemme. Jos työskentelet tehtävässä, joka ei vaadi välitöntä sähköpostin seurantaa, tarkista sähköpostisi määräajoin vain noin 3-4 kertaa päivässä.
Vaihe 2. Tiedostojen sähköpostit
Käytä arkistointikansioita ja lippuja eduksesi sen sijaan, että annat viestien kerääntyä postilaatikkoosi. Esimerkiksi Outlookin kansiot ja alikansiot tai Gmailin tunnisteet ja useat postilaatikot voivat olla hyödyksi. Jos olet esimerkiksi toimittaja, kansioiden nimi voi olla Nykyiset tarinat, Tulevaisuuden tarinat, Vanhat tarinat, Haastattelut ja lähteet sekä Pikeet ja ideat.
Poista ja arkistoi. Arkistoi tärkeä, vanha kirjeenvaihto ja poista loput. Yllä olevassa esimerkissä "Vanhat tarinat" on toimittajan arkistokansio. Kun alat poistaa vanhoja sähköpostiviestejä, tulet yllättymään siitä, kuinka monta sähköpostia on roskakorin arvoisempaa kuin arkistokaappi. Jotkut ihmiset vannovat myös "postilaatikon nollaa", mikä tarkoittaa, että lukemattomia sähköpostiviestejä ei ole lainkaan (tai nolla sähköposteja postilaatikossasi, piste). Kansioiden ja tarrojen käytön lisäksi voit saavuttaa postilaatikon nollaan arkistointitoiminnon avulla, poistamalla vanhoja sähköposteja seisokkien aikana ja käyttämällä sähköpostin esto -ohjelmia
Vaihe 3. Käytä muita viestintämuotoja, kun ne ovat tehokkaampia
Joskus nopea puhelu voi tehdä kymmenen edestakaisin sähköpostin työtä. Jos on, soita! Jos tiedät, että sähköpostinvaihto ansaitsee keskustelun tai siihen liittyy paljon edestakaisin, joskus on parempi soittaa puhelu. Saat usein lisätietoja puhelimitse, kun taas sinä ja keskustelun toinen osapuoli vältät pitkiä, aikaa vieviä sähköpostiviestejä. Voit jopa lähettää sähköpostia kollegallesi ja sanoa:”Minulla on sinulle paljon kysymyksiä tästä. Ehkä soittaminen olisi helpompaa. Voinko soittaa sinulle 5?"
Vaihe 4. Rajoita keskeytyksiä
Vaikka strategiset tauot ovat hyödyllisiä, keskeytykset työaikana eivät ole. Keskeytykset voivat hidastaa sinua, rikkoa työrytmin ja saada sinut menettämään ajattelusi. Joten yritä käyttää poissa olevia viestejä ja vastaajaa, kun tiedät olevasi liian kiireinen. Nämä työkalut eivät ole vain silloin, kun et ole fyysisesti toimistossa; niitä voidaan käyttää, kun olet liian täynnä. Monilla ihmisillä on myös "avoimien ovien politiikka", mutta sinun ei itse asiassa tarvitse pitää ovea auki koko ajan. Voit jopa jättää oveen ystävällisen huomautuksen, jossa sanotaan:”Neuvottelupuhelu käynnissä” tai “Varattu. Palaa myöhemmin tai lähetä sähköpostia.”
Vaihe 5. Käytä pilveä
Pilvipalveluja kannattaa harkita, koska ne voivat olla halvempia, skaalautuvia, tehokkaampia ja helpommin päivitettäviä. Pilvessä saatavilla oleva sisältö on erityisen hyödyllinen, koska voit käyttää sitä kaikilla laitteillasi: tietokoneilla, tableteilla, älypuhelimilla jne. Pilvitallennustila toimii myös hyödyllisenä digitaalisen varmuuskopion ensisijaisena tai toissijaisena muotona. Tarkista asia IT -päälliköltäsi tai ohjelmistotoimittajalta, koska sinulla saattaa olla jo tietty määrä vapaata levytilaa pilvessä tai saatavilla pienestä vuosimaksusta.
Vaihe 6. Käytä kirjanmerkkejä verkossa
Kaikilla suurimmilla selaimilla on kirjanmerkkitoiminnot, joihin voit tallentaa ja järjestää suosikki- tai useimmin vieraillut verkko -osoitteesi nopeasti ja helposti. Hyödynnä niitä, jotta et unohda tärkeitä sivustoja uutisten tai alan päivitysten tarkistamiseksi.
Tapa 3/4: Ajan hyödyntäminen
Vaihe 1. Vältä moniajoa
Kaikki asiantuntijat näyttävät olevan samaa mieltä tästä. Vaikka se saattaa kuulostaa nopealta tai näyttää siistiltä televisiossa, moniajo ei ole tehokasta ja voi vahingoittaa organisaation tehokkuutta. Kiinnitä sen sijaan koko huomiosi yhteen tehtävään kerrallaan, käsittele se ja siirry seuraavaan kohtaan luettelossasi.
Vaihe 2. Luo itsellesi aikataulu tai aikataulu
Onneksi useimmat työt eivät edellytä päiväsi kaiken aikatauluttamista minuuttiin. Perusaikataulun pitäminen päivän kohokohdista ja tärkeimmistä tehtävistä ja tapahtumista voi kuitenkin auttaa sinua pysymään tehtävässä.
- Aseta aikarajat tietyille toiminnoille. Jotkut tehtävät eivät vaadi asetettuja aikarajoja, mutta toisilla pitäisi olla aikaparametreja tuottavuuden lisäämiseksi. Ajattele päivän aikana tehtäviä, jotka vievät yleensä enemmän aikaa kuin on tarpeen, ja anna niille aikarajat tulevaisuudessa.
- Budjetoi lisäaikaa muihin aktiviteetteihin. Jotkut tehtävät, kuten olet oppinut kokemuksesta, vievät yleensä odotettua enemmän aikaa, mutta se ei välttämättä ole huono asia. Tämäntyyppisille aktiviteeteille ja erityisen tärkeille tapahtumille ja kokouksille, esimerkiksi, varaa lisäaika ennen ja jälkeen.
Vaihe 3. Käytä ajastinsovellusta, sekuntikelloa tai herätyskelloa
Nämä voivat olla tehokkaita työkaluja säästeliäästi käytettäessä. Jotkut haluavat asettaa hälytyksensä 10, 15 tai 30 minuuttia etuajassa, jotta he voivat varoittaa tai puskuroida ennen toimintaa. Voit myös asettaa muistutushälytyksiä.
Vaihe 4. Vältä toimintojen lykkäämistä
Kysy itseltäsi, onko lykkääminen ehdottoman välttämätöntä vai onko tämä halu vain esimerkki viivästymisestä. Jos tunnet jälkimmäisen, älä lykkää valtaa läpi! Kuitenkin tapauksissa, joissa toiminnan tai sen osan lykkääminen on väistämätöntä, muista muistaa, mihin jäit, ja suunnittele uudelleen konkreettisilla suunnitelmilla. Vaihtoehtoisesti voit laatia varautumissuunnitelman. Jos joudut esimerkiksi peruuttamaan henkilökohtaisen kokouksen, voit ehkä pitää neuvottelupuhelun tai verkkoneuvottelun.
Menetelmä 4/4: Pysyminen terveenä fyysisesti ja henkisesti
Vaihe 1. Pidä taukoja
Henkiset seisokit ovat tärkeitä tuottavuudelle ja terveille mielelle. Olemme joskus niin kiinni töissämme, ettemme pysähdy pitämään kaivattuja taukoja. Taukojen pitäminen antaa meille tarvittavaa lepoa, joka parantaa tuottavuuttamme, mutta antaa meille myös mahdollisuuden ottaa askeleen taaksepäin ja kysyä, onko tekemämme aika tehokkain.
Vaihe 2. Nuku paremmin
Ilman kunnollista unta saatat tuntea itsesi väsyneeksi, väsyneeksi tai uneliaaksi seuraavana päivänä, mikä voi vahingoittaa aikataulua ja tehokkuutta työssä. Tavoita seitsemän tai kahdeksan tunnin keskeytymätön uni yöllä.
Vaihe 3. Älä vertaa itseäsi työtovereihisi
Suurin osa työtovereidemme työtehtävistä on erilaisia kuin meillä, ja jokaisella on erilaiset organisointimenetelmät, jotka sopivat heille. Menetelmä, joka on järkevä ja tehokas kollegalle, ei ehkä ole paras tapa sinulle ja päinvastoin.
Vaihe 4. Hyväksy, että organisaatio on jatkuva prosessi
Älä odota olevani täydellinen. Järjestäminen jatkuu ja vaatii jatkuvaa huomiota. Sinua ei organisoida optimaalisesti joka päivä, mutta pieni organisaatio auttaa parantamaan tehokkuuttasi.
